Defter-i Umumi (Büyük Defter) Nedir?
Muhasebe dünyasında “Defter-i Umumi” terimi, günümüzde genellikle “Defter-i Kebir” veya “Büyük Defter” olarak adlandırılan, işletmelerin finansal kayıtlarını sistematik bir şekilde tuttuğu ana muhasebe defterini ifade eder. Bu defter, yevmiye defterine kaydedilen tüm işlemlerin ilgili hesaplara aktarılarak sınıflandırılmasını ve her bir hesabın borç-alacak hareketleri ile nihai bakiyesinin gösterilmesini sağlar.
Defter-i Umumi'nin Amacı ve Önemi
Defter-i Umumi'nin temel amacı, işletmenin finansal işlemlerini hesap bazında detaylandırarak, her bir hesabın durumunu net bir şekilde ortaya koymaktır. Bu sayede:
- İşletmenin mali durumu hakkında genel bir bakış sunulur.
- Bilanço ve gelir tablosu gibi mali tabloların doğru bir şekilde hazırlanması mümkün olur.
- İşletme içi analizler, vergi denetimleri ve bağımsız denetim süreçlerinde referans belge olarak kullanılır.
- Muhasebe kayıtlarının düzenli ve kontrol edilebilir olmasını sağlar.
Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında işletmeler için önemli ve tutulması zorunlu bir defterdir.
Defter-i Umumi Nasıl Tutulur ve İçeriği Nelerdir?
Defter-i Umumi, yevmiye defterine kaydedilen işlemlerin, işlem sırası ve tarih gözetilmeksizin ilgili hesaplara aktarılmasıyla tutulur. Her hesap için ayrı bir sayfa veya bölüm açılarak, yapılan işlemler tarih sırasına göre bu sayfalara işlenir.
Defter-i Umumi'de bulunması gereken zorunlu bilgiler şunlardır:
- Hesabın adı
- Yevmiye defteri tarihi
- Yevmiye defteri madde numarası
- Borçlu veya alacaklı tutarlar
- Maddeyle ilgili açıklama
Defterin düzenlenmesinde bazı kurallara uyulması gerekir:
- Kayıtlar Türkçe dilinde tutulmalıdır. Ancak Türkçe kayıtların bulunması şartıyla başka dilde de kayıt tutulabilir.
- Kayıtlar eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılmalıdır.
- Kayıtlar en fazla 10 gün geciktirilebilir.
- Ciltli defter sayfaları koparılmamalı, yırtılmamalı veya sırası bozulmamalıdır.
Yevmiye Defteri ile Farkı
Yevmiye defteri, tüm finansal işlemleri kronolojik sıraya göre kaydederken, Defter-i Umumi (Büyük Defter) bu işlemleri hesap bazında gruplandırarak her bir hesabın toplam hareketlerini ve bakiyesini gösterir. Yevmiye defteri, işlemlerin ilk kaydedildiği defter iken, Defter-i Umumi bu kayıtların sınıflandırıldığı ve özetlendiği ana defterdir.
Tarihsel Bir Not: Defter-i Umumi Odası
Osmanlı Devleti döneminde “Defter-i Umumi Odası” adında bir idari birim de bulunmaktaydı. Ancak bu birim, modern muhasebedeki Defter-i Umumi'den farklı olarak, taşradan gelen nüfus defterlerinin temize çekilip muhafaza edildiği bir arşiv ve kayıt dairesiydi. Bu, günümüzdeki muhasebe defteri tanımından ayrı bir kullanımdır.