Defter-i Kebir'in Tanımı ve Amacı
Defter-i Kebir, muhasebe sisteminin temel taşlarından biri olup, işletmelerin tüm finansal işlemlerini hesap bazında düzenli ve sistematik bir şekilde kaydettiği yasal bir defterdir. Halk arasında genellikle “Büyük Defter” olarak da bilinir. Yevmiye defterine tarih ve işlem sırasına göre kaydedilen dağınık bilgileri alarak, her bir hesaba (örneğin Kasa, Banka, Satışlar, Borçlar vb.) ayrı ayrı dağıtır ve toplar. Bu sayede, her bir hesabın borç ve alacak hareketleri ile güncel bakiyesi net bir şekilde izlenebilir.
Defter-i Kebir'in Muhasebedeki Önemi
Defter-i Kebir, muhasebenin sınıflandırma fonksiyonunu yerine getiren kritik bir araçtır. İşletmenin mali durumunun anlaşılmasında ve denetlenmesinde kilit rol oynar. Bu defterdeki kayıtlar, bilanço, gelir tablosu ve mizan gibi önemli mali tabloların doğru bir şekilde hazırlanması için temel veri kaynağını oluşturur. Ayrıca, işletme içi analizler, vergi denetimleri ve bağımsız denetim süreçlerinde referans belge olarak kullanılır.
Yevmiye Defteri ile Farkı
Yevmiye defteri, tüm finansal işlemleri tarih sırasına göre kaydederken, Defter-i Kebir bu işlemleri hesaplara göre sınıflandırır. Yani, yevmiye defteri olay bazlı bir kayıt sistemi sunarken, Defter-i Kebir hesap bazlı bir analiz aracı olarak işlev görür.
Defter-i Kebirde Bulunması Gereken Bilgiler
Defter-i Kebir kayıtları yapılırken, yevmiye defterinden alınan bilgiler düzenli ve sistematik biçimde aktarılır. Bir Defter-i Kebir hesabında genellikle şu bilgiler yer alır:
- Hesap kodu ve hesap ismi
- İşlem tarihi
- Yevmiye defteri madde numarası
- Açıklama (işlemin niteliği)
- Borç ve alacak tutarları
- Toplam borç ve alacak bakiyeleri
Defter-i Kebir Düzenleme Kuralları ve Yasal Zorunluluklar
Defter-i Kebir tutulurken belirli kurallara uyulması zorunludur:
- Kayıtlar Türkçe dilinde tutulmalıdır. Ancak Türkçe kayıtların bulunması şartıyla başka dilde de kayıt tutulabilir.
- Hesap kayıtlarındaki fiyatlar Türk Lirası cinsinden yazılmalıdır.
- Kayıtlarda boş sayfa bırakılmamalı, karalama veya silme işlemi yapılmamalıdır. Hata yapılması durumunda, ilgili kaydın üzeri tek bir çizgiyle çizilerek doğrusu alt veya üst kısma yazılır.
- Fiziksel olarak tutulan defterler, kullanılmaya başlanmadan önce noter veya ticaret sicil müdürlüğü tarafından tasdik ettirilmelidir.
- Defter-i Kebir kayıtları en fazla 10 gün geciktirilebilir.
Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) kapsamında Defter-i Kebir tutulması zorunludur. Özellikle bilanço esasına göre defter tutan mükellefler için yasal bir zorunluluktur. Defter-i Kebir dahil tüm yasal muhasebe defterleri, Vergi Usul Kanunu'na göre en az 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu'na göre ise 10 yıl boyunca saklanmalıdır.
E-Defter Uygulaması
Günümüzde birçok işletme, Defter-i Kebir'i elektronik ortamda tutmaktadır. E-defter olarak adlandırılan bu sistemde, defterler Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak hazırlanır ve zaman damgasıyla onaylanarak saklanır. E-defter kullanan mükellefler için fiziksel tasdik yerine dijital imzalama yeterlidir.