Proforma Fatura Nedir?
Proforma fatura, adından da anlaşılacağı üzere, bir ön belge veya teklif faturasıdır. Satıcının, potansiyel alıcıya sunacağı mal veya hizmetin detaylarını, fiyatını ve diğer ticari koşullarını içeren bir taslak belgedir. Kesin bir satış işlemi gerçekleşmeden önce düzenlenir ve bir nevi teklif mektubu işlevi görür.
Proforma Faturanın Amacı ve Kullanım Alanları
Proforma faturanın temel amacı, alıcı ve satıcı arasında yapılacak işlemin kapsamını ve genel yapısını netleştirmektir. Bu belge sayesinde, satış işleminde ortaya çıkabilecek yanlış anlaşılmalar ortadan kaldırılır ve teklifin incelenmesi, üzerinde fikir alışverişi yapılması süreçleri daha sorunsuz yürütülebilir.
Özellikle aşağıdaki durumlarda yaygın olarak kullanılır:
- Dış Ticaret: İthalat ve ihracat işlemlerinde, alıcı ve satıcı arasındaki alışverişin şartlarını belirlemek için sıkça başvurulan bir belgedir.
- Teklif Sunumu: Alıcının, satın almayı düşündüğü ürünlerin fiyatını, miktarını ve diğer ticari koşullarını net bir şekilde görmesini sağlar.
- Yasal Prosedürleri Başlatma: İthalatçı ülkedeki gümrük işlemleri veya ithalat izinlerinin alınması gibi durumlarda dayanak olarak talep edilebilir.
- Bankacılık İşlemleri: Şirketlerin yapacakları harcama veya yatırım için bankalardan kredi talebinde bulunurken bankaları bilgilendirmek amacıyla kullanılır.
Proforma Faturanın Özellikleri
Proforma faturayı diğer fatura türlerinden ayıran bazı önemli özellikler bulunmaktadır:
- Üzerinde mutlaka “Proforma Fatura” ibaresi yer almalıdır.
- Kesilme zorunluluğu bulunmaz ve herhangi bir vergi uygulamasına tabi değildir.
- Yasal ve mali bir yükümlülük taşımaz; ne alıcıyı ne de satıcıyı hukuki düzlemde bağlayıcı bir belge değildir.
- Değişiklik yapılabilir ve üzerinde oynamalar mümkündür, çünkü kesinlik taşımaz.
- Muhasebe kayıtlarına işlenmez ve gelir gider defterine kayıt işlemi gerektirmez.
- Normal (ticari) faturadan farklıdır; normal fatura satış sonrası düzenlenir ve yasal bağlayıcılığı vardır.
- Antetli kağıt üzerinde hazırlanabilir ve düzenleyen kişinin imzası ile kaşesi bulunabilir.
- Teklifin kaç gün geçerli olacağı gibi bir geçerlilik süresi belirtilebilir.
Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler
Bir proforma faturada genellikle şu bilgiler yer almalıdır:
- Düzenlenme tarihi
- Proforma fatura numarası (isteğe bağlı, ancak genellikle kullanılır)
- Satıcının ve alıcının isim/unvanları ve adresleri
- Mal veya hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı ve toplam tutarı
- Ödeme yöntemi ve teslim şekli
- Ürünün menşei
- Malların ağırlığı, ebatları ve ambalaj özellikleri (özellikle dış ticarette)
- Navlun ve sigorta prim bedelleri (varsa)
- Düzenleyen kişinin imzası ve şirket kaşesi