Arşiv Nedir?
Arşiv kelimesi, kökeni eski Yunanca 'arkheion' ve Latince 'archivum'a dayanan, resmi daire veya belediye sarayı anlamına gelen bir terimdir. Günümüzde ise daha geniş bir anlam kazanarak, kurumların, kuruluşların veya kişilerin faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan, idari, hukuki, tanıklık veya kurumsal değeri olan her türlü görsel, yazılı ve dijital verinin belirli bir düzen içinde muhafaza edildiği yer veya bu süreci ifade eder.
Arşivin Önemi ve Fonksiyonları
Arşivler, bir toplumun, devletin veya kurumun hafızası gibidir. Geçmiş faaliyetlerin yaşayan ve gerçek delilleri olarak kabul edilirler. Arşivlerin temel gayesi, dünün ve bugünün kaydını yarınlar için tutmaktır. Bu sayede:
- Devletin ve kişilerin haklarını belgeler ve korur.
- Bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tespite yarar.
- İlmi araştırmalara imkan sağlar, ait olduğu devrin örf ve adetlerini, sosyal yapısını, müesseselerini ve aralarındaki bağlantıları belirtir.
- Kurumsal kimliğin güçlenmesine ve iş süreçlerinin düzenli yürümesine katkıda bulunur.
Arşiv Malzemesi ve Türleri
Arşiv malzemesi, sadece kağıt belgelerle sınırlı değildir. Kil tabletler, tunç tabletler, papirüsler, parşömenler, el yazmaları, daktilo veya matbaada basılmış kağıtlar gibi geleneksel materyallerin yanı sıra, mikrofilmler, fotoğraflar, ses bantları, video kasetleri ve dijital dosyalar gibi modern dokümanlar da arşiv belgesi olabilir.
Arşivler, içeriklerine ve kaynaklarına göre çeşitli türlere ayrılır:
- Devlet Arşivleri: Devlet hayatı ile ilgili tüm malzemeleri barındırır.
- Şehir (Kent) Arşivleri: Bir şehirle ilgili tüm belgeleri toplar.
- Özel Arşivler: Kişi veya kuruluşlara ait belgeleri içerir.
- Odyo-Vizüel Arşivler: Film, ses kaydı, video gibi görsel ve işitsel materyalleri saklar.
- Dijital Arşivler: Elektronik ortamda üretilmiş veya taranarak dijitalleştirilmiş belgeleri muhafaza eder.
Arşivleme Süreci ve Yöntemleri
Arşivleme, belgelerin düzenli ve sistematik bir şekilde saklanması, korunması, sınıflandırılması ve yönetilmesi sürecidir. Bu süreç genellikle şu adımları içerir:
- Belgelerin Toplanması: Üretilen veya alınan belgelerin bir araya getirilmesi.
- Sınıflandırma ve Düzenleme: Belgelerin türüne, konusuna, tarihine göre sınıflandırılması ve belirli kurallara göre tasnif edilmesi.
- Saklama: Belgelerin güvenli ve uygun koşullarda (fiziksel veya dijital) muhafaza edilmesi.
- Erişilebilirlik Sağlama: İhtiyaç duyulduğunda belgelere kolayca ulaşılabilmesi için dizinleme ve etiketleme yapılması.
- Koruma ve Güvenlik: Belgelerin fiziksel hasarlara, yetkisiz erişime ve veri kaybına karşı korunması.
Günümüzde dijital arşivleme, fiziksel depolama alanını azaltması, kolay yedeklenebilmesi ve uzaktan erişim imkanı sunması gibi avantajlarıyla öne çıkmaktadır.